مقدمة :

التوثيق في مؤسسات التعليم العالي هو العمود الفقري لضمان الجودة، حيث يوثّق اللوائح والإجراءات والنُظم، ويُعدّ الأدلة، ويُجهز النماذج اللازمة، والتوثيق في عمادة ضمان الجودة والاعتماد هو الأساس الذي تعتمد عليه أقسام العمادة في أداء مهامها، إذ يعتمد  تطبيق نظام الجودة  على المعلومات الموثقة، وتعتمد دراسة التقويم الذاتي وإجراءات الاعتماد على المعلومات الموثقة ، كذلك يعتبر التوثيق أساس متين لقسم القياس والتقويم من خلال توثيق مؤشرات الأداء الرئيسية ونتائج التقييم  ومقارنتها بالمعايير المطلوبة وتقييم الفجوات، وتحديد نقاط القوة والضعف والفرص والمهددات ، إضافة الى أن توثيق نظام إدارة الجودة وجمع البيانات والأدلة يضمن الشفافية والمصداقية ويساعد في تقييم الأداء ووضع خطط التحسين المستمر، وهو ضروري لتحقيق الاعتماد الأكاديمي والارتقاء بمخرجات التعليم وتحقيق اهداف الجامعة.

         أ.سهير حيدر محمدأحمد

رئيس وحدة التوثيق والتميز المؤسسي

أهداف الوحدة:

1. التوثيق الشامل والمنهجي:

إنشاء نظام مركزي ومنهجي لحفظ وتصنيف وأرشفة جميع وثائق وأنشطة العمادة (تقارير، محاضر اجتماعات، خطط، أدلة، استبانات، قرارات، مراسلات…) بشكل يضمن سهولة الوصول إليها واسترجاعها.

2. دعم الاعتماد الأكاديمي:

 توفير قاعدة وثائقية متكاملة ومنظمة تدعم ملفات الاعتماد المؤسسي والبرامجي للكليات والبرامج الأكاديمية، مما يسهل عملية إعداد تقارير الدراسة الذاتية وزيارات المقيمين الخارجيين.

3. توثيق ونشر ثقافة التميز:

 العمل على رصد وتوثيق ونشر قصص النجاح والممارسات المتميزة (Best Practices) على مستوى كليات وإدارات الجامعة المختلفة، لتعزيز تبادل الخبرات والتحسين المستمر.

4. إدارة المعرفة المؤسسية:

 الحفاظ على الذاكرة المؤسسية للجامعة فيما يخص الجودة والاعتماد، وتوفير منصة معرفية تفيد الباحثين والمخططين وواضعي السياسات.

مهام ومسؤوليات الوحدة:

• استلام وحفظ الوثائق:

استلام الوثائق والتقارير النهائية من إدارات وأقسام العمادة المختلفة وحفظها.

فهرسة وتصنيف الوثائق إلكترونيًا وورقيًا وفق نظام تصنيف موحد ومحدث.

التأكد من اكتمال الوثائق واستيفائها للشروط والمعايير المعتمدة قبل الحفظ.

• الأرشفة الإلكترونية:

تطوير وإدارة قاعدة بيانات إلكترونية شاملة (أو مستودع رقمي) لجميع الوثائق.

رقمنة (مسح ضوئي) الوثائق الورقية الهامة للحفاظ عليها وإتاحتها إلكترونيًا.

تطبيق سياسات أمن المعلومات والصلاحيات لضمان سرية وسلامة البيانات.

• دعم الاعتماد الأكاديمي:

تجهيز وحزم الوثائق والمستندات المطلوبة لفرق الاعتماد (الداخلية والخارجية) بشكل منظم وسريع.

إعداد قوائم شاملة بالوثائق والمخرجات المرتبطة بمعايير الاعتماد المختلفة.

المساهمة في توثيق إجراءات تقييم الأداء ونتائجها.

• توثيق التميز:

إنشاء قاعدة بيانات خاصة بالممارسات المتميزة وقصص النجاح في الجامعة.

إجراء مقابلات وتوثيق مرئي (صور، فيديو) للمشاريع والمبادرات الناجحة (بالتنسيق مع إدارة الإعلام).

        إصدار نشرات دورية أو تقارير سنوية تعرض أبرز إنجازات الجامعة في مجال الجود